Reiskostenvergoeding voor werknemers met eigen auto

maart 2017

Werkkostenregeling

De werkkostenregeling geeft de mogelijkheid om maximaal 1,2% van het totale fiscale loon (‘de vrije ruimte’) te besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt is voor de loonheffingen onbelast. Daarnaast zijn nog onbelaste vergoedingen en/of verstrekkingen mogelijk via gerichte vrijstellingen en gelden er bepaalde nihil waarderingen. Voorwaarde is dat wordt voldaan aan het gebruikelijkheidscriterium. Over het bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen boven de vrije ruimte is de werkgever een eindheffing verschuldigd van 80%. Het is niet nodig om de vrije ruimte per aangiftetijdvak te toetsen. Dit mag één keer per jaar. Als er eindheffing verschuldigd is, dan mag die worden aangegeven en afgedragen via de eerste loonaangifte van het volgend kalenderjaar. Dat zal dan doorgaans de aangifte over januari zijn. De eindheffing van de werkkostenregeling mag daarbij op concernniveau worden toegepast.

Intermediaire kosten

Vergoedingen van intermediaire kosten zijn geen loon onder de werkkostenregeling. Het betreft hier vergoedingen aan de werknemer voor kosten die hij namens de werkgever heeft voorgeschoten. Bijvoorbeeld als een werknemer tankt met de auto van de zaak, zelf afrekent en de benzine vervolgens declareert.

Gerichte vrijstelling voor ‘vervoer’

Er geldt een gerichte vrijstelling voor kosten van zakelijke reizen inclusief woon-werkverkeer:

  • Kosten van vervoer per taxi, luchtvaartuig of schip mogen tot de werkelijke kosten onbelast vergoed of verstrekt worden.
  • Als de werkgever het vervoer van de werknemer verzorgt (vervoer vanwege de werkgever) of de werknemer gebruikmaakt van het openbaar vervoer, geldt eveneens dat dit onbelast kan plaatsvinden tot de werkelijke kosten.
  • Voor overige vervoerssituaties geldt een vrijstelling van € 0,19 per kilometer. Bedraagt de vergoeding of verstrekking meer, dan dient de werkgever het meerdere aan te wijzen als werknemersloon of als eindheffingsloon. Ook kan de werkgever ervoor kiezen om dit meerdere te splitsen in een deel werknemersloon en een deel eindheffingsloon.
  • De waarde van de terbeschikkingstelling of verstrekking van navigatieapparatuur, of de vergoeding van de kosten daarvan, is onbelast. Navigatieapparatuur valt onder de specifieke gerichte vrijstelling voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, mits wordt voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium. Dat wil zeggen: de navigatieapparatuur is naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Als er niet wordt voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium, heeft de werkgever de keuze tussen werknemersloon (belasten bij de werknemer) of aanwijzen als eindheffingsloon. Bij eindheffingsloon is het loon dan onbelast voor zover er nog vrije ruimte is; daarboven geldt 80% eindheffing.
  • Onder de werkkostenregeling kan de werkgever onder bepaalde voorwaarden een vaste reiskostenvergoeding geven.

Nihil waarderingen op het gebied van vervoer

Hoofdregel onder de werkkostenregeling is dat loon in natura gewaardeerd wordt op de waarde in het economische verkeer. Hiervoor wordt aansluiting gezocht bij de factuurwaarde. Voor een aantal vormen van loon gelden ook onder de werkkostenregeling bijzondere waarderingsregels. Op het gebied van vervoer zijn de volgende nihil waarderingen van belang:

  • Rentevoordeel lening fiets, elektrische fiets of scooter Wanneer een werkgever of een verbonden vennootschap geld leent aan een werknemer, kan sprake zijn van een rentevoordeel voor de werknemer. Dit is zo wanneer hij minder rente betaalt over de lening dan bij een kredietverlener. Voor dit rentevoordeel geldt een nihil waardering als de werknemer de lening gebruikt voor het kopen van een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter.
  • Ov-jaarkaart en voordeel-urenkaart De waarde van een ter beschikking gestelde openbaarvervoerkaart wordt op nihil gesteld als aannemelijk is dat de werknemer de kaart gebruikt voor het woon-werkverkeer of voor andere zakelijke reizen. Hetzelfde geldt voor de voordeel-urenkaart. Bij wijziging van de reisomstandigheden kan het gebeuren dat een werknemer het abonnement of de kaart niet meer voor zakelijke reizen gebruikt, bijvoorbeeld als de dienstbetrekking eindigt, verhuist, of als de werknemer voor zijn zakelijke ritten een auto van de zaak krijgt. In zo’n situatie is een ter beschikking gestelde ov-jaarkaart niet langer onbelast. Als de werknemer de kaart dan niet inlevert, is de factuurwaarde van de kaart (inclusief btw) loon. Dit loon kan dan worden ondergebracht in de vrije ruimte.

Fiets

Onder de werkkostenregeling geldt voor de vergoeding of verstrekking van een fiets geen specifieke gerichte vrijstelling. Dit betekent dat bij de verstrekking, vergoeding of terbeschikkingstelling van een fiets sprake is van loon. De werkgever heeft dan de keuze:

  • Het loon aanmerken als loon van de werknemer. De werkgever moet hierop loonbelasting en premie volksverzekeringen inhouden. Ook telt dit loon mee voor de premies werknemersverzekeringen en voor de werkgeversheffing zorgverzekerings-wet.
  • Het loon aanwijzen als eindheffingsloon. Voor zover deze waarde de vrije ruimte overstijgt, is de werkgever daarover 80% eindheffing verschuldigd.

De waarde van de verstrekking is dan de factuurprijs (inclusief btw) die een derde aan de werkgever in rekening heeft gebracht. Is er geen factuur, dan geldt de waarde in het economische verkeer.

Bij aanwijzing als eindheffingsloon zijn er mogelijkheden om onder de werkkostenregeling een fietsregeling te ‘creëren’, namelijk door gebruik te maken van de vrije ruimte en of de gerichte vrijstelling van maximaal € 0,19 per kilometer voor vervoer in het kader van de dienstbetrekking in te zetten om de aankoop van een fiets uit een cafetariaregeling mee af te betalen. De fiets moet dan wel worden aangewezen als eindheffingsloon. Er geldt dan geen maximum voor de aanschafprijs van de fiets en er gelden ook geen voorwaarden met betrekking tot het gebruik voor woon-werkverkeer. Wel moet er voldaan worden aan het onder de werkkostenregeling geldende gebruikelijkheidscriterium.

Wanneer de werkgever aan de werknemer een lening verstrekt zodat deze werknemer een elektrische fiets kan aanschaffen, dan geldt dat de werkgever de rente voor deze lening op nihil mag stellen. Dat betekent dat er geen sprake is van loon (geen loon van de werknemer en ook geen eindheffingsloon).

Parkeergelegenheid auto werknemer

Hierbij kunnen de volgende drie situaties worden onderscheiden:

  1. Parkeergelegenheid op het bedrijfsterrein: voor het gebruik van de parkeergarage of van een parkeerplaats op het bedrijfsterrein van de werkgever geldt een nihil waardering. De terbeschikkingstelling van een dergelijke parkeergelegenheid heeft geen invloed op de beschikbare vrije ruimte.
  2. Parkeergelegenheid bij de woning van de werknemer: als de vergoeding ziet op het parkeren bij de woning van de werknemer, dan heeft de werkgever de keus tussen werknemersloon (belasten bij de werknemer) of aanwijzen als eindheffingsloon. Voor het eindheffingsloon geldt echter geen gerichte vrijstelling, noch een nihil waardering.
  3. Parkeergelegenheid buiten het bedrijfsterrein of onderweg: bij de verstrekking of vergoeding van een parkeervoorziening (zoals een parkeerticket of een parkeervergunning) voor werknemers met een eigen vervoermiddel heeft de werkgever de keuze: de waarde tot het loon van de werknemer rekenen of de waarde aanwijzen als eindheffingsloon voor de toepassing van de gerichte vrijstelling voor reiskosten van maximaal € 0,19 per kilometer. Parkeerkosten worden ook geacht hierin te zijn begrepen. Voor zover de gerichte vrijstelling van € 0,19 per kilometer nog niet is benut, is de vergoeding gericht vrijgesteld.

Vergoeding voor Park & Ride-terreinen

De Park & Ride-terreinen zijn bedoeld om ‘ketenverplaatsingen’ makkelijker te maken. Aan het gebruik van deze terreinen kunnen kosten verbonden zijn. Voor de werknemer die gebruikmaakt van zijn eigen auto worden deze parkeerkosten geacht in de kilometervergoeding van € 0,19 inbegrepen te zijn. Een afzonderlijke belastingvrije vergoeding voor de kosten van een Park & Ride-terrein is daarom niet mogelijk.

Laadpaal elektrische auto of elektrische (brom)fiets

Als een werkgever een laadpaal vergoedt of verstrekt voor een elektrische auto die van de werknemer zelf is, dan telt deze vergoeding of verstrekking mee voor de onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer (inclusief woon-werkverkeer). De kosten voor de elektriciteit worden ook geacht te zijn begrepen in het bedrag van € 0,19 per kilometer. Voor zover een werkgever dus meer vergoedt dan € 0,19 per kilometer is er sprake van loon. Dit loon kan de werkgever onder de werkkostenregeling aanmerken als loon van de werknemer of als eindheffingsloon. Voor zover het eindheffingsloon de vrije ruimte overstijgt, is de werkgever daarover dan 80% eindheffing verschuldigd.

Tijdelijke verstrekking van ander vervoer i.v.m. wegwerkzaamheden

Onder de werkkostenregeling geldt hiervoor geen specifieke regeling en is er sprake van loon van de werknemer of eindheffingsloon, naar keuze van de werkgever.

Auto van de zaak

Een bijtelling wegens privégebruik van de auto van de zaak is verplicht werknemersloon, met uitzondering van het deel dat betrekking heeft op beveiligingsmaatregelen. Dat valt onder de eindheffing. Daarnaast geldt er een eindheffingsregeling voor bestelauto’s die verschillende werknemers doorlopend afwisselend gebruiken.

Voor ter beschikking gestelde navigatieapparatuur kan een vrijstelling gelden (‘computer en dergelijke apparatuur’ die noodzakelijk zijn voor de dienstbetrekking). Vergoedingen voor parkeerkosten van een auto van de zaak zijn aan te merken als intermediaire kosten en zijn daardoor onbelast.

Aan de inhoud van dit nieuwsbericht wordt de uiterste zorg besteed. Wij aanvaarden echter geen enkele aansprakelijkheid voor de onvolledigheid of onjuistheid of de gevolgen daarvan.

Met vriendelijke groet,

H.A. van Duuren